ORGANIZAČNÍ ŘÁD

I.

Předmětem činnosti Společnosti pro arbitráž a rozhodčí řízení s.r.o. (dále jen "Společnost") je zajišťovat organizačně a technicky činnost rozhodců, tedy fyzických osob zapsaných v Seznamu rozhodců vedeném Společností při postupu těchto osob jakožto rozhodců podle zákona č. 216/1994 Sb., o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů, v platném znění (dále jen "Zákon o rozhodčím řízení").

II.
Seznam rozhodců

1. Společnost vede Seznam rozhodců (dále jen "Seznam"). Správu a vlastní vedení seznamu zajišťuje Tajemník společnosti.
2. Do Seznamu může být zapsána fyzická osoba starší 25 let, která je státním občanem České republiky, má úplné vysokoškolské vzdělání v oboru právo v magisterském studijním programu, je plně způsobilá k právním úkonům a bezúhonná, která si osvojila vědomosti a zkušenosti potřebné pro výkon činnosti rozhodce podle Zákona o rozhodčím řízení.

III.
Tajemník společnosti

1. Tajemník společnosti řídí organizačně činnost Rozhodců, řídí administrativní činnost Společnosti a její řádný chod. Do nezávislé rozhodovací činnosti Rozhodců nesmí nijak zasahovat.
2. Tajemníka společnosti jmenuje a odvolává valná hromada Společnosti.
3. Tajemník společnosti se může své funkce vzdát, a to i bez oznámení důvodu. Činí tak písemným oznámením adresovaným společníkům Společnosti. Valná hromada společnosti v takovém případě neprodleně jmenuje nového Tajemníka společnosti. Až do jmenování nového Tajemníka je původní Tajemník povinen k výkonu dosavadní funkce.
4. Tajemník společnosti vykonává činnosti, které jsou mu svěřeny tímto Organizačním řádem, Jednacím řádem pro rozhodčí řízení, případně další činnosti, jejichž výkonem jej pověří statutární orgán Společnosti. Tajemník především určuje rozhodce pro jednotlivé spory, dává pokyn k vyplacení určené odměny rozhodců, ustanovuje opatrovníka pro doručování.
5. Pro případ, že by Tajemník z jakýchkoliv důvodů nemohl svou funkci po přechodnou dobu vykonávat, je oprávněn po předchozím schválení statutárním orgánem Společnosti za sebe ustanovit Zástupce. Zástupce má stejné pravomoci jako tajemník.

IV.

Činnost Tajemníka společnosti

1. Tajemník vede a odpovídá za evidenci spisů, provádí spisovou manipulaci, umožňuje nahlédnutí do spisů účastníkům.
2. Tajemník dále vykonává a odpovídá samostatně za následující činnosti:
   1. přiděluje spisovou značku věci po doručení žaloby,
   2. zasílá účastníkům výzvy k úhradě poplatků za rozhodčí řízení,
   3. zjišťuje zaplacení poplatků za rozhodčí řízení a oznamuje zaplacení Rozhodci,
   4. přijímá od účastníků oznámení o změně jejich adres, obchodních firem a vyznačuje tyto změny ve spisech,
   5. zajišťuje doručování písemností dle Jednacího řádu,
   6. vyznačuje na rozhodčích nálezech doložku právní moci a vykonatelnosti,
   7. předkládá valné hromadě Společnosti podklady pro vyhodnocení hospodaření společnosti
3. Pro agendu jednotlivých rozhodců, případně žalobců je Tajemník oprávněn zřídit funkci asistenta, který u této agendy vykonává činnosti až do rozsahu, které jinak vykonává Tajemník a je Tajemníkovi za jejich řádný výkon odpovědný.

V.
Rozhodci

1. Rozhodcem podle tohoto Organizačního řádu, Jednacího řádu pro rozhodčí řízení, Pravidel o nákladech, rozumí se osoba zapsaná v Seznamu nebo osoba, kterou účastníci určili v rozhodčí doložce.
2. O tom, kdo bude zapsán do Seznamu, rozhoduje Tajemník společnosti.
3. Práva a povinnosti Rozhodců, jakož i jejich postavení jsou upraveny Zákonem o rozhodčím řízení, tímto Organizačním řádem, Jednacím řádem pro rozhodčí řízení, a Pravidly o nákladech rozhodčího řízení. Ve vztahu ke Společnosti jsou práva a povinnosti Rozhodců upraveny mandátní smlouvou.  
4. Vedle své rozhodovací pravomoci jsou Rozhodci oprávněni předkládat Tajemníku náměty a návrhy týkající se rozhodčího řízení, jeho průběhu a úpravy.
5. Rozhodce je při výkonu rozhodovací činnosti nezávislý.
6. Rozhodci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dověděli v souvislosti s výkonem své funkce, pokud nebyli této povinnosti zproštěni ve smyslu § 6 Zákona o rozhodčím řízení.

VI.
Hospodaření při rozhodovací činnosti

1. Ekonomickou stránku rozhodčího řízení zajišťuje Společnost.
2. Za tím účelem Společnost vede a spravuje bankovní účet, na kterém se shromažďují peněžní prostředky z poplatků za rozhodčí řízení vybírané podle Jednacího řádu a Pravidel o nákladech rozhodčího řízení. Z tohoto účtu se rovněž hradí náklady probíhajícího rozhodčího řízení, pokud je podle Jednacího řádu a Pravidel o nákladech rozhodčího řízení nenesou strany. Dále se z tohoto účtu platí odměny a náhrady hotových výdajů Rozhodců a režijní náklady Společnosti.

VII.
Činnost po zahájení řízení

1. Není.i rozhodce určen přímo v rozhodčí doložce, Tajemník společnosti po doručení žaloby vybere ze Seznamu Rozhodce, který bude spor projednávat a rozhodovat na základě smlouvy, kterou s Rozhodcem uzavře Společnost. Ve smlouvě bude určena odměna rozhodce, kterou určuje statutární orgán nebo Tajemník společnosti. Po doručení žaloby Tajemník přidělí sporu spisovou značku a založí spis, který předá obratem Rozhodci. Ve spise Tajemník vyznačí zejména datum doručení žaloby.
2. V případě, že účastník řízení neuhradí poplatky dle Sazebníku již při podání žaloby, Tajemník zašle účastníkovi výzvu k úhradě poplatku s vyčíslením jeho výše a lhůtou k úhradě do 14 dnů. Stejně postupuje v případě, že účastník uhradí poplatek v nižší výši, než ukládá Sazebník.

VIII.
Rozhodnutí

1. Stejnopisy písemných vyhotovení rozhodčích nálezů se pořizují nejméně v takovém počtu, aby mohly být doručeny v jednom vyhotovení každému účastníku řízení a v jednom vyhotovení byly součástí rozhodčího spisu. Všechny stejnopisy písemného vyhotovení rozhodčího nálezu musí být opatřeny podpisem Rozhodce.
2. Rozhodčí nálezy o více listech se sešijí nebo spojí jiným vhodným způsobem a opatří přelepkou s razítkem Společnosti.
3. Při písemném vyhotovení usnesení se postupuje obdobně podle ustanovení odst. 1 - 3
4. Doložka o právní moci a vykonatelnosti se připojí na žádost účastníka na stejnopis rozhodnutí jím předloženého a na stejnopis rozhodnutí, které je součástí rozhodčího spisu. Doložka se opatří podpisem Tajemníka s datem, kdy rozhodnutí nabylo právní moci a datem připojení doložky a razítkem a podpisem rozhodce.

IX.
Protokoly při ústním jednání

1. Protokol se hlasitě diktuje, aby přítomné osoby diktované znění slyšely. Rozhodce může vyslýchanému dovolit, aby svou výpověď do protokolu nadiktoval. V protokolu se zaznamená i případné stanovisko účastníků k obsahu protokolu.
2. V protokole o jednání se uvede začátek a konec jednání a případné přerušení jednání.
3. Protokol podepisuje Rozhodce.
4. Protokol o jednání může být vyhotoven podle nahlas diktovaného znění zaznamenaného prostřednictvím diktafonu. V tom případě se připojí na konci takto přepsaného protokolu doložka, že byl protokol vyhotoven tímto způsobem.
5. Protokol musí obsahovat všechny podstatné okolnosti, uvede se v něm podstatný obsah přednesů, dále pak zejména označení přítomných účastníků, označení projednávané věci.

X.
Přijímání a odesílání písemných podání

1. Písemná podání adresovaná Společnosti se přijímají na její adrese České Budějovice, Kostelní 1225/30, k rukám Tajemníka společnosti JUDr. Vlastimila Hájka, advokáta.
2. Písemná podání adresovaná Společnosti přijímá Tajemník, nebo jím pověřená osoba. Pokud písemnosti převezme pověřená osoba, je povinna je ihned odevzdat Tajemníkovi.
3. Poštovní zásilky, převzaté jinou osobou než Tajemníkem je tato osoba povinna ihned předat Tajemníkovi.
4. Tajemník je povinen zařídit vypravení písemností určené k přepravě nejpozději následujícího dne poté, co mu byly předány Rozhodcem. Rozhodce zároveň dává Tajemníkovi pokyn jakým způsobem má být písemnost doručována.
5. Tajemník vede knihu odeslané pošty, v které se zapisují zásilky odevzdané k přepravě, označené spisovou značkou, označením účastníka nebo jiné osoby, jíž je doručováno a poznámkou o druhu doručované písemnosti.
6. Tajemník dále vede knihu přijatých žalob, v které jsou evidovány veškeré doručované žaloby. V této knize se zapisuje jméno a příjmení (firma) účastníka řízení, případně jiné osoby, která žalobu podala k doručení. Ostatní doporučená pošta se zapisuje dle rozhodnutí tajemníka.

XI.
Evidence a vedení spisů

1. Pro každý kalendářní rok se zakládá rejstřík, ve kterém je vedena číselná řada spisových značek. Spisová značka je vždy tvořena číselným označením kalendářního roku a za lomítkem číslem spisu podle pořadí nápadu v daném roce. Spisová značka a k ní připojené číslo listu písemnosti ve spise tvoří jednací číslo. Spisová značka z důvodů vhodnosti může být doplněna o písmeno, pokud toto pro početnost a druh věcí zlepší evidenci spisů. O takovémto rozšíření spisové značky rozhoduje Tajemník.
2. Každé podání, které je podnětem k zahájení rozhodčího řízení se zapíše do tohoto rejstříku. Spisová značka, která je věci v rejstříku přidělena, zůstává až do skončení věci. Další podání, protokoly a jiné písemnosti vztahující se k věci, které již byla spisová značka přidělena, se připojí ke spisům v této věci.
3. V rejstříku se také poznamená pohyb spisu, to znamená vydání spisu Kanceláří Rozhodci s uvedením, kdy k vydání došlo a stejně tak se poznamená navrácení spisu Rozhodcem. V rejstříku se uvede den, kdy Rozhodce předal Tajemníku vyhotovené rozhodnutí ve věci.
4. Do 30 dnů od právní moci rozhodčího nálezu předá Tajemník jeden stejnopis spisu do úschovy dle ust. § 29 odst. 2 zákona č. 216/1994 Sb. o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů okresnímu soudu, v jehož obvodu byl rozhodčí nález vydán.

XII.
Součinnost Rozhodců a Tajemníka

1. Tajemník je povinen zajistit řádné plnění úkolů Kanceláře zejména pak plnění písemných pokynů Rozhodce.
2. Písemné pokyny Rozhodců musí být jasné a srozumitelné, zejména Rozhodce musí uvést jednoznačný způsob doručování písemností, označení adresáta, určení lhůty na kterou má být spis založen atd. Rozhodce je oprávněn dávat pokyny Tajemníkovi také prostřednictvím elektronické pošty
3. Tajemník je povinen zajistit vedení lhůt, ve kterých má některý z účastníků splnit povinnost dle Jednacího řádu, např. uhradit rozhodčí poplatek.
4. Nahlížet do spisů je možno v místnostech kanceláře Tajemníka pod jeho dohledem nebo pod dohledem jiného pověřeného pracovníka. V případě, že spis byl předán Rozhodci, učiní Tajemník vhodná opatření, aby účastník mohl nahlédnout do spisu v jiném termínu dohodnutém s Rozhodcem.
5. O tom, že bylo do spisu nahlédnuto, pořídí Tajemník nebo jím pověřená osoba záznam do spisu, v němž uvede označení účastníka nebo jeho zástupce, který do spisu nahlédl spolu s údajem o délce studia spisu. V záznamu uvede datum a podepíše jej.

XIII.
Účinnost

Tento organizační řád nabývá účinnosti dnem 01.10.2011.

V Českých Budějovicích, dne 01. října 2011

za Společnost pro arbitráž a rozhodčí řízení s.r.o.

JUDr. Vlastimil Hájek, jednatel společnosti, v.r.